EN QUELQUES MOTS
Depuis 2004, Infora propose aux professionnels de l’événementiel – organisateurs, parcs d’expositions et centres des congrès, grands comptes – un ensemble unique de services à forte valeur ajoutée.
- direction technique et logistique déléguée,
- services exposants dédiés
- ingénierie d’organisation adhoc,
- services de billetterie en ligne et sur place,
- études & audits (marketing et technique)
2 permanents et une équipe de 12 personnes mobilisables ponctuellement en fonction des besoins vous permettant d’avoir en permanence une équipe d’experts à vos côtés, professionnelle, opérationnelle et réactive.
Depuis 2004, ce sont plus de 150 clients : organisateurs, organisations professionnelles, CCI, parcs d’expositions, grands comptes, Conseils Généraux qui ont fait confiance à Infora.
INFORA EVENTS est le département d’INFORA qui assure l’organisation intégrale de manifestations : stratégie de développement, marketing, commercialisation, services exposants, communication visiteurs, relations presse, organisation technique et logique, coordination générale, gestion budgétaire.
TECHNIQUE & LOGISTIQUE DE MANIFESTATIONS
TECHNIQUE & LOGISTIQUE DE MANIFESTATIONS
Plans de salons
- Elaboration du plan de base intégrant les contraintes techniques, de sécurité-incendie et les besoins commerciaux
- Mises à jour du plan commercial en moins de 24h – pendant toute la phase de commercialisation
- Mises à disposition du plan en différentes versions : sécurité – commerciale – communication – technique
Guide de l’exposant
- Recueil et contrôle des données
- Structuration des éléments d’information, de règlementation et de services contenu dans le guide de l’exposant
- Relectures des éléments
Recherche de lieux
Aussi bien pour un changement de lieu dans la même ville qu’une recherche de lieu dans une ville différente.
Egalement pour la recherche de lieux pour des opérations annexes (soirées, conférences, …)
Aménagement des espaces
- Recueil des besoins organisateurs,
- Conseil,
- Elaboration des cahiers des charges,
- et consultations de prestataires pour les installations et les aménagements : accueils, espaces d’animation, Commissariat Général, Espace Presse, Espace VIP,…
Logistique
- Recueil des besoins organisateurs,
- Conseil,
- Formalisation des besoins (plannings …),
- Consultations de prestataires
- pour les prestations d’exploitation : personnel d’accueil, gardiennage et sécurité, chargé de sécurité-incendie, restauration publique, nettoyage général, coordination avec les services de sécurité de l’Etat …
Signalétique générale
Elaboration des principes de signalétique (hors création graphique) :
- Signalétique extérieure au site
- Signalétique intérieure : allées / espaces organisation / plans géants d’orientation / signalétique directionnelle / stands …
- Contenu informatif de chaque panneau
Suivi de création et d’exécution
Suivi et contrôle lors de la mise en place
Pilotage et coordination sur place
Elaboration et suivi des planning d’intervention
Coordination avec les différentes sociétés intervenants
Contrôle des prestations réalisées
Mise en œuvre des actions correctives
Gestion du budget technique et logistique - Contrôle & Débriefing
Gestion analytique par type de dépenses du budget technique & logistique
Contrôle sur place des prestations commandées
Contrôle avant paiement des factures prestataires
débriefing : voies de progrès – qualification des actions …
SERVICES EXPOSANTS DEDIES
En phase de préparation
- hotline téléphonique et mail pour les exposants
- vérification et validation des plans décorateurs
Suivi des prestations des stands équipés
En phase de montage et d’ouverture
- assistance aux exposants sur place
- coordination et contrôle des prestations organisateurs pour les exposants (équipements de stands …)
SUIVI DE PRODUCTION DES VENTES HORS STANDS
Les partenaires (médias, grands exposants, …) disposent souvent de prestations sur mesure.
La bonne réalisation de ces prestations est importante pour leurs satisfactions et le développement de relations à long terme,
De plus, l’éventail des prestations est souvent très large, nécessitant l’intervention de nombreuses personnes
Contact de suivi unique
- Disposer d’un contact technique/logistique unique tant pour les équipes internes qu’auprès des différents partenaires. Et ce, quelles que soient les prestations (avant et pendant la manifestation, sur Internet comme sur place) et tout au long de la préparation et de la réalisation de la manifestation = facilité pour les partenaires, meilleur contrôle de l’avancement pour l’équipe organisatrice
- Veiller à la bonne délivrance des prestations
Disposer d’un book de réalisation
- Les partenaires et exposants sont informées de la réalisation effective des prestations contractualisées avec l’organisateur
- L’organisateur dispose en post manifestation d’un book des réalisations effectuées pour les partenaires et exposants
COMMERCIALISATION DES PRESTATIONS TECHNIQUES POUR LE COMPTE DE L’ORGANISATEUR
Commercialisation pro-active des prestations techniques pour le compte de l’organisateur : un service clé-en-main
- Mise en place d’un ensemble cohérent de prestations – de toute nature – répondant aux besoins des exposants
- Opérations de relances téléphoniques et par mail
- Gestion administrative et financière des commandes
- Suivi et contrôle sur place
GESTION INTEGRALE DE LA BILLETTERIE DES SALONS
Service « Clé-en-main » des opérations de billetterie
Vous définissez la tarification, et vous recevez directement, en 1 fois, l’ensemble des encaissements déduction faite des frais et de la TVA
En phase de préparation
- Conseil sur les différentes pratiques tarifaires
- Mise en place de la plateforme de ventes en ligne (intégrant la gestion des invitations)
- Mise en place et gestion d’opérations de marketing direct liées aux ventes
- Statistiques hebdomadaires et quotidiennes des ventes
- Gestion de la hotline visiteurs
Sur place
- Gestion et mise en place du personnel de caisses
- Mise en place des moyens de caisse : billets – fonds de caisse – encaissements CB, chèques et espèces
- Gestion des transferts de fonds
- Encaissements de l’ensemble des ventes sur un compte dédié
Post manifestation
- 10 jours après manifestation, transfert des fonds avec détails des recettes par origine de paiement
- Déclaration et paiement de la TVA reçue
- Gestion des réclamations et remboursements éventuels
- Remise des statistiques completes (financières et marketing)
- Remise des fichiers acheteurs et invitations en ligne (en conformité avec la RGPD)
GESTION DES PRESTATIONS TECHNIQUES DES CONFÉRENCES ET ANIMATIONS
Elaboration et suivi des besoins des intervenants : avant la manifestation et pendant le déroulement
MARKETING SALONS & CONGRES
ENQUETES DE SATISFACTION
Visiteurs / Congressistes
- Etudes quantitative et qualitative
- Elaboration des questionnaires
- Mise en place et suivi sur place des enquêteurs
- Analyse statistique des résultats
- Et recommandations stratégiques d’évolution des manifestations
Exposants
- Enquêtes post manifestation auprès des exposants
- Enquetes auprès des anciens exposants non revenus
- Points critiques : améliorations souhaitées & orientations envisagées
- Evolution des marchés et conséquences sur les exposants ciblés
VEILLE MARKETING ET COMMERCIALE
Fort des 150 manifestations visitées et auditées sur toute la France chaque année, et des veilles économiques suivies, INFORA propose des veilles marketing et commerciales : sur l’évènementiel en général, sur les secteurs d’activité
CONSEIL EN DEVELOPPEMENT DE MANIFESTATIONS
- Réalisation d’études « sur mesure » sur les projets de rachat de manifestations, de duplication régionale, de création de manifestations.